Doğru iş yazılımı nasıl seçilir?

Satın alma kararları içinde en çok zorlanılan ürünlerden birisi yazılım seçimi. Başka satın almalar şirketler için daha sık tekrar ettiğinden , geleneksel ürünlerin tercih edilmesi konusunda karar vericiler bir şekilde tecrübe kazanıyor. Ancak bir işletme için yazılım satın alınması her zaman tekrar etmeyen ve yorumlanması derinlemesine bilgi gerektiren bir yerde duruyor. Bu yüzden iş yazılımı seçimi için 10 kritik noktayı bu yazıda kaleme aldık.

İhtiyaçlarınızı yazılı hale getirin

İşinizin temel ihtiyaçlarını , bir işi yürütürken hangi aşamalardan geçtiğinizi , personelinize işlerin nasıl dağıttığınızı , nasıl takip ettiğinizi, nelerin aksadığını, nelerin daha iyi olabileceğini , kısaca sistemli çalışmanın gereklerini siz biliyorsunuz veya siz bilmelisiniz. Sürecin yorumlanmasında eksik kalacağınızı düşünüyorsanız daha iyi performans için yönetim danışmanlığı almak da mümkün. Verimlilik için süreçlerinizi doğru yorumlamalı ve yazılımdan neler beklediğinizi net bir şekilde masaya koymalısınız.

Yazılımın %100 size göre olmasını beklemeyin!

Size özel olarak geliştirilse bile bir yazılım ürünü sihirli bir şekilde tüm ihtiyaçlarınızla örtüşmez. Sistem size uygun olmalı ancak sizde sisteme adapte olmalısınız. Beklentiler, öncelikler, ihtiyaçlar aynı sektördeki firmalar için bile farklılık gösterir. Bazı yaklaşımlar sizin için detaylı ve fazla , bazı çözümler size göre farklı veya eksik olabilir. Önemli olan yazılımın işletmenize kazandıracağı toplam verimliliktir. Düşünceleriniz bütünüyle karşılanmıyor diye iş yapma biçiminizdeki aksaklıkları daha fazla sürdürmeyin.

Aday firmalar belirleyin ve davet edin.

Oluşturduğunuz ihtiyaç listesine göre uzmanlık alanı size en fazla uygun , kendi kulvarında öne çıkan firmalar bulun. Firmaların hızlı geri dönüşü , randevuya uyumu , toplantı esnasında işine hakimiyeti , işbirliğine açık olup olmamaları , iyi bir dinleyici olabilmeleri önemli değerlerdir. Bu değerler eşliğine aradığınız çözüme ne kadar yakınlıkta olduklarını tespit etmeye çalışın. An itibari ile çözüme uzak , aşırı özgüven ile herşeyi kısa sürede tamamlayacağını söyleyen firmalarla zaman kaybetmeyin. Aday firma listenizi sadeleştirin.

Demo program veya örnek projeleri inceleyin

Size uygun ölçekteki çözümü bulmanız ve doğru tercih yapmanız için yazılım firmasından demo versiyon veya örnek projeler paylaşmasını isteyin. Program demosunu , ihtiyacınıza göre özelleştirilmiş versiyonu veya benzer konseptteki projelerini sunamayan firmaları eleyin. Yapılacak en iyi şeylerden biri detaylıca programın demosunu incelemek , ilgili departmanların geçici kullanımına açmaktır. İnceleme sonucunda oluşan sorularınızı ve ihtiyaçlarınızı not alıp üretici ile yazılı paylaşın ve karşı tutumlarını yakından izleyin.

Yazılım kalitesinin ipuçları

Yazılım kalitesi ölçülmesi zor bir mühendislik konusudur ancak aşağıdaki ipuçları ile fikir edinebilirsiniz. Yazılımın zaman içinde biriken büyük veriler karşısında gösterdiği performans. Ekranlar, iş akışı, seçenekler karşısında gösterdiği esneklik. Kolay anlaşılır , estetik , gelişmiş ve modern arayüzlerinin olması. Başka yazılım sistemleri ile entegre olabilmesi. Sistemin kolayca bakım ve ayarlarının yapılabilmesi, yönetilebilmesi. Kurumsal bir yapıda deneyimli uzman bir ekip tarafından hazırlanması.

Fiyat odaklı kıyaslamayın, uygun çözüme odaklanın

Kurumsal yazılımlar içinde benzer ürünler arasında belirgin fiyat farkı olabilir. İki yazılım fonksiyonel özellik, toplam etkileşim ve beraberinde sunulan hizmet içeriği açısından aynı olamaz .Bu nedenle fiyat bazında karşılaştırma çoğu kez yanıltıcıdır. Fiyatı daha uygun diye kullanışsız ve yetersiz bir program satın almak genellikle ciddi zaman kaybına yol açar. Karşılaştırma yaparken fiyattan önce ihtiyacınıza uygun çözümü bulmaya çalışın. Değerlendirme yaparken kapsam ve beklentiniz ile uyumlu rakamları ciddiye alın.

Yazılım firmasını yerinde ziyaret edin

İş yazılımı satın alırken tercih edeceğiniz ürünün üreticisi ile uzun soluklu ve sıkı bir iş partneri olmanız gerekeceğini unutmayın. Yazılım üreticisini yakından tanıyın, firmasını yerinde ziyaret edin. Birlikte çalışmaya uygun olup olmadığını, kurumsal iş tutuşunu, ekibini, yeteneklerini ve yazılım geliştirme konusundaki heyecanını yakından izleyin. İşletme sorunlarınıza karşı sizi iyi anlayan, aynı dilden konuştuğunuz , güven veren firmalarla çalışın.

Referans müşterileri arayın

Yazılım firmasının aradığınız çözüme ilişkin sundukları referans müşterileri arayın. Firmanın yazılım çözümünü ne kadarlık sürede kullanıma açtığını, Yazılımı ne kadar süredir kullandıklarını , problem anında ne şekilde hizmet aldıklarını , yazılım firmasının müdahale sürelerini, yazılımın gelişmeye devam edip etmediğini , programın hangi yönlerinden memnun hangi yönlerinden memnun olmadıklarını sorun. Tamamen olumlu veya büsbütün negatif yorumlar dışındaki gerçekci yanıtları dikkate alın.

Yazılımla birlikte deneyim ve hizmet almalısınız

Kurumsal iş yazılımları yoğun saha tecrübesi ile şekillenir. Yazılımla birlikte bu tecrübeleri şirketinize kazandırmış olursunuz. Yazılım firması Bilgi Yönetimi danışmanı rolünde sistemi kurarken ve sonrasında sizi yalnız bırakmamalıdır. Bu nedenle satınalma aşamasında, ihtiyacınız olacak hizmet kalemlerini belirleyin. Danışmanlık ve teknik destek hizmetlerini tedarikçi firmanın motivasyonunu koruyacak şekilde anlaşın . Böylece süreç boyunca kesintisiz ve kaliteli hizmet almayı garanti altına alın.

Satın almadan önce yazılım lisans sözleşmesini okuyun

Yazılım üreticisinin lisans sözleşmesini dikkatlice okuyun. Bu sözleşme karşılıklı yükümlülüklerin yanı sıra firmanın müşterileri ile anlaşma ciddiyetini de ortaya koyacaktır. Sistemle sunulacak hizmetleri , projenin başlangıç devreye alma aşaması ile sonrasında ki yaşatma maliyetlerini, üst versiyona geçiş, ilave kullanıcı gibi kapasite artırımı , kurulum , eğitim gibi hizmet taleblerinizi , yazılım üzerinde düzenleme , özelleştirme ek geliştirmeleri gibi taleplerinizi ne şekilde ücretlendireceğine dikkat edin.