Anlık Veriler

İşler yürürken ne olunca, anında haberimiz olsun isteriz ? Neyi kaçırırsak iş işten geçmiş olur ?  Hangi durumlar oluştuğunda, kimlerin anında bilgisi olması gerekir ki  kayıplar yaşanmasın ?

Yaptığımız işle ilgili yıllar içersinde kazandığımız deneyimler ve özellikle disiplinli çalışmak bir şekilde işlerin üstesinden gelmemizi sağlar ancak bütün bu çabaya rağmen, insana bağlı faktörler, iletişim eksiklikleri ile birleşerek bizi aksaklıklara, hatalara sürükler. Bu yüzden iş hayatında bazı aşamalar, bazı kritik durumlar oluştuğu anda çalışanların ve yöneticilerin konuya hakim olmalarını isteriz. Etkin kontroller yapabilmek ve denetim sağlayabilmek için çalışma alanımızda, gözümüzün önünde notlar tutarız. Bir çokları beyaz bir tahtaya gündemdeki aktif işlerini yazar. Buna benzer alışkanlıklar sayesinde, sıkı takip edilmesi gereken işleri kavramak o sıradaki işlere konsantre olmak isteriz ancak yazmak, çizmek, özet listeler çıkarmak ve her defasında yeniden raporlar hazırlamak, iş hayatının dinamizmi karşısında kaçınılmaz olarak eksik kalır. Dijitalleşme anlık verileri, akıllı uyarı mekanizmaları ile sizin için hazırlar ve bu otomatik kontrolü yorulmadan, unutmadan, aksatmadan sürdürür.

Şöyle bir dikkat edilirse anlık bildirimler ve hatırlatıcıların bireysel olarak hayatımızın etrafını iyiden iyiye sardığını görürüz. E-ticaretten verdiğimiz bir siparişin kargoya verildiğini mail veya sms ile anında haberdar oluyoruz. Favoriye aldığımız bir ilanda fiyat değişikliği olursa anında cep telefonumuza düşüyor. Elektrikli bir araba, belli bir seviyeye ulaştığı anda menziliniz çok düşük diye uyarı veriyor ve en yakın şarj istasyonlarını öneriyor. Doğum günümüzün geldiğini belkide en yakın dostlarımızdan önce alışveriş yaptığımız markalar hatırlıyor. Cihazlarda akıllanıyor söz gelimi bir kahve pişimre makinesi, işlevini yerine getirdiği anda sesle uyarıp, işlemin tamamlandığını haber veriyor. Söz gelimi günlük hareketinizi denetleyen bir sağlık uygulaması, bilmem kaç adım daha atarsak günlük hedefimize ulaşacağımıza dair bir bildirim iletiyor. Bu örnekleri kolayca çoğaltabiliriz.

Teknoloji, bireysel olarak mobil uygulamalar, mesajlaşma yazılımları, üyesi olduğumuz web siteleri, e-devlet yada bankacılık gibi platformlar üzerinden anlık bildirimler ( push notification ) , SMS mesajlar, e-mailler ile her taraftan bize dokunuyor.  Burada anlık “etkileşim kurma” yoğunluğuna dikkat çekmek istiyorum. İşte bu işleyiş kaçınılmaz olarak iş hayatında ve kurumsal tarafta da var. Verimli olmak isteyen işletmeler, operasyonel süreçlerinde bu dijital denetim mekanizmalarından elbetteki faydalanıyor.

Böyle bakıldığında, firmalar için dijitalleşme yolculuğunda, anlık tepkimeleri kullanarak, “ne olsun, ne olmasın” diye soruyoruz. Peşimizden gelen dijital bir mekanizma, çalışanlar belkide uykudayken şirketteki sıradışı durumları, dikkat edilmesi gereken eksikleri, çalışmalarımızın sonuçlarını özetlesin. Bazı raporları her sabah, bazılarını haftada bir önümüze koysun. Biz hep bu kontrol ve emniyet alanı içersinde çalışalım. Tamda böylesi denetimler üzerinden işletme yazılımları, gösterge panelleri ( Dashboard ), bildirimler ile bir durum oluştuğu anda ilgili kullanıcıları uyarmayı ( Bilgi , Hata, Uyarı mesajları ) sağlar, ilgili kişilere otomatik olarak raporlar sunar.

Dilerseniz, iş geliştirme toplantılarımızda bir çok zaman önümüze çıkan bazı toplantı notlarımızdan, gerçek hayattan çeşitli senaryolar ile konuyu belirginleştirelim. Bu giriş seviyesindeki temel örnekler, anlık verilerin nasıl kullanılabileceği konusunda daha çok somuta indirgemiş oluruz. Umarım dijitalleşme yolunda atacağınız adımlar için ilham verici olur.

RANDEVU HATIRLATMA

Tekrar aranması gereken müşterileri zamanı geldiğinde hatırlatıcı bize haber versin. Söz gelimi, müşteri adayına teklif sunmuş olalım ve kendilerini arayıp, değerlendirmelerini öğrenmek isteyelim. Satış departmanındakiler iyi bilirler, çoğu zaman karşı taraftan, şu anda değil ama belli bir takvim de yeniden görüşelim şeklinde yanıtlar alırsınız. Bu şekilde yeniden temas kurulması gereken kontak kişiler arttıkça, açık çağrıların izlenmesi yazılım ekranı ile rahatça kontrol edilebilir hale gelir. İş hayatında titizlik aranan bir özellik.Tam zamanı geldiğinde aksiyona geçmek ve o dakik tavır iyi bir izlenim olarak da geri dönüyor.

FIRSAT TAKİBİ

Belli bir süre karşılık verilmeyen iş fırsatları için sistem ilgili kişleri uyarsın. Web sitesinden, çağrı merkezinden, e-mail veya herhangi bir kanaldan,  yeni bir iş fırsatı ile ilgili temas kurduğunda, satış personeli, potansiyel müşteri adayı ile anında iletişime geçsin. Hedef kitlesinden bir müşteri adayı, sizinle iletişim kurduğunda bu değerli dokunuşu bir potansiyel havuz üzerinde konusu, kalitesi ( yani gerçek bir potansiyel alıcı niteliği taşıma seviyesi ) , tahmini gelir gibi veriler eşliğinde kayıt altına almak isteriz. Bu temaslar dijital ortamda takip edilmezse havada uçuşur ve belli bir süre sonra unutulup, kaybedilir. İş fırsatları ilk temastan sonra, görüşme, teklif, pazarlık aşamaları takip eder. Satış perspektifi tüm bu fırsatları , hangi durakta park ediyorsa, tetiklemek, ilgilenmek ve potansiyel müşteri ile ilgili yakın takip sürecinin aksatılmamasını ister.

KRİTİK SEVİYE TAKİBİ

Stokta belli bir ürün bittiğinde yada kritik seviyenin altına düştüğü anda haberimiz olsun. Ürün stokta bittiğinde geç öğrenen bir satışçı veya siparişi tamamlamak isteyen bir üretim planlamacı birde tedarik süreci uzun süren ürünler yüzünden markası prestij kaybı yaşayabilir. Eksik ürün yüzünden geç teslimat dolayısıyla geç ödeme ile başbaşa kalabilir.

TAHSİLAT UYARISI

Gecikmiş alacaklarımız denetlensin, belli bir süre geçtikten sonra ödeme yapılmadıysa, sistem otomatik olarak ilgili taraflara haber versin. Tahsilat konusu işletmeler için kan dolaşımı gibi en kritik konuların başında geliyor. Özellikle açık hesap ve özel ödeme planları üzerinden finansal akışı yönetenler, sürekli olarak tahsilat disiplini korumak durumunda. Aynı zamanda firmanın müşterilerine karşı, takibi sistematik olarak yürüttüğünü belli etmesi, karşı tarafında firmaya karşı ödeme kalitesinde daha ciddi davranmasını sağlayacaktır.

HEDEF KONTROLÜ

Satış hedeflerinin neresinde olduğumuzu, birimdeki çalışanlar haftalık olarak görsünler. İnsan hedefleri canlı tutulduğunda, ulaşmak istediği yer netleştiğinde daha güzel mesafe alır. Örneğin uzun yolda varacağımız yere kaç kilometre kaldığını görerek ilerleriz. Hedefin neresinde olduğumuzu, bazen ne kadar geriye düştüğümüzü veya ortalama hızımız gibi performans göstergelerini, saate bakar gibi bilmek isteriz. Bununla birlikte etrafımızdaki diğer çalışanların hedeflerine ulaşmaları ile ilgili anlık bilgilendirmeler sayesinde, kurum içi rekabet ve gibi başkaca faydaları sağlamakta mümkündür. Dijitalleşme süreçlerin oyunlaştırılması gibi motive edici bir boyutta, hedef-sonuç ilişkisini  anlık olarak izlememizi sağlar. Yöneticilerin, girişimcinin, hatta içimizdeki liderliğin yürütmesi gereken kontrol ve denetim, bir anlamda yazılım desteği ile takip edilen bir mekanizmaya dönüşmüş olur.

PERİYODİK KONTROL

Her hafta periyodik bakım tarihi gelen müşteriler, servis yöneticisine otomatik olarak hatırlatılsın. Bu gün bu hafta programımızda hangi müşteriler olduğunu görelim. Düzenli bakım yapılan müşteriler için periyodik servis hizmeti sağlayan firmalar, her ayın belli bir günü yahut iki ayda bir gibi farklı ziyaret planları oluşturur. İş takibi açısından Excel üzerinden kolayca takip edilebilir görülse bile gerçek hayatta işler karışmaya başlar. Bazı müşteriler takvimdeki planı erteler ve esnetirler. Kimi zamanda işletmedeki kaynaklar değişir. Hazır bu müşteriye gidecekken aynı zamanda o bölgedeki bir başka müşteriye geçmek istemek gibi maliyet ve zaman kazandırıcı düzenlemeler yapılır. Zaman içinde müşteri sayısı çoğaldığında, teknisyen ve periyodik servis ile ilgili iş planlarını canlı bir ortamda izlenebilir, kapanan işleri, teknik borçları veya bir müşteri özelinde ileri tarihli iş yükünü takip etmek isteriz. Yazılım zamanı gelen işleri önümüze koyar, hatırlatır ve şirketin canlı gündemini izlenebilir hale getirir.

PROJE İLERLEME DURUM KONTROLÜ

Bir projenin teslim süresine 3 gün kala, işin neresinde olduğumuz önümüze düşsün. Müşteri memnuniyetini belirleyen kritik faktörlerin başında, ürün ve hizmetin zamanın da teslim edilmesini sayabiliriz. Zamanında tamamlanan ve teslim edilen işler kurumsal ciddiyetimizi yansıtır. Zamanında bitirilen işler aynı zamanda tahsilat akışını da doğrudan etkiler. Bu yüzden proje yöneticileri ve ekipteki tüm çalışanları hedef tarihe motive olmasını, yürüyen projelerin hangi aşamasında olduğumuzu görmek, teslimden belli bir süre önce oto kontrol sağlamak isteriz. Sistemli çalışmak iş işten geçmeden, kritik bir zamanda geldiğimiz seviyenin fotoğrafını çekip, gerçekci verilerle ilerleme durumunu kontrol altında tutar.

MESAİ KONTROLÜ

Mesaiye üst üste geç kalan personele otomatik SMS gönderilsin. Bir fabrika düşünelim çok sayıda çalışan var. Mesai kontrolünün turnike, kartlı geçiş sistemi ve PDKS yazılımı üzerinden takip edildiğini düşünelim. Çalışanlar işe geç kaldığında önemli iş kayıplarının önüne geçmek isteniyor. Yazılım sistemi işe giriş – çıkış sürelerini her bir personel için kayıt altına alıyor ve işe başlangıç saatini 30 dakika ‘dan fazla geciktirenlere sistem uyarı mesajı gönderiyor. İş akışında istenmeyen durumlar oluştuğunda eksiksiz olarak uyarıda bulunmak disiplin sağlar . Bununla birlikte uyarılarda bulunmak gibi tatsız bir işi sisteme bırakmak daha kaliteli bir kurum kültürü üretebilir.

HİZMET SÜRESİ TAKİBİ

Müşteri şikayeti üzerinden 48 saat geçmesine rağmen kapatılmayan işler listesi, müşteri ilişkileri yöneticisinin önüne düşsün. Burada SLA ( Service Level Agreement ) terimine atıfta bulunalım. Hizmet sağlayıcılar için yanıt ve çözüm süreleri için hedef süreler tanımlanır. Müşteri memnuniyetini garanti altına almak için hizmet sözleşmelerinde zaman baskısı üreten koşullar tarif edilir.  Sunulan servis yada hizmet  bu hedef sürenin sonuna kadar tamamlanmazsa belli yaptırım ve cezai durumlar bile söz konusu olabilir. Kimi zamanda yöneticiler bu hedef süreleri hizmet kalitesi ve performans kriteri olarak tanımlar. Yazılım tam da bu noktada hedef sürelerde kapatılamayan işlerin denetimini sağlar.

FİYAT KONTROLÜ

Alış faturası geldiğinde, siparişe göre fiyatlar ile miktarlar kontrol edilsin. Sipariş ile fatura arasında uyuşmazlık varsa, birim yöneticisi anında haberdar edilsin. Özellikle sevkiyat ve satınalma işlemleri yoğun olan işletmelerde, tedarikçilerden gelen fiyatların doğruluğunu ve  ürünlerin eksiksiz teslimatını denetleme ihtiyacı duyarız. Söz gelimi 100 kalem ürün çeşidinin olduğu bir siparişimiz olsun. Ürünlerin teslim anında, fatura ile sipariş arasında uygunluğu denetlemek için bir çalışanın satır satır kontrol ettiğini düşünelim. Belki bir kaç sefer bunu elle manuel sağlayabilirsiniz ancak bu işlem ve kontroller çoğaldığında sürdürülebilir ve hatasız bir düzenek ihtiyacı ortaya çıkar. Bu çağda böylesi işlemlerin insan eliyle yürütülemeyeceğni hissedersiniz.  İşletmede tamda böylesi kontrolleri dijitalin gücü ile yürütmek, hem insan hatasına bağlı hatalardan korur hemde operasyonel zaman kayıplarının önüne geçilmesini sağlar.

Anlık veriler üzerinden denetim sağlamak konusunda iş hayatından gerçekci örnekler sunmaya çalıştım. Bu denetim ve kontroller giriş seviyesinde tasarlanan, gerçekci örnekler olmakla birlikte iş hayatında çok daha spesifik, çok daha akıllıca senaryolara bağlı denetimler yapılır. Uyarıların frekansını ve çeşitliliğini kurgularken, kritik olup olmamasına bakarız. Aksi durumda uyarıların niteliği zayıf olursa, bir süre sonra insanlar, bilişsel olarak dikkate almamak gibi bir filtre ile uyarıları etkisizleştirir. İş analistleri, danışmanlar ERP, CRM gibi yazılım çözümlerini firmalarda uyarlarken, işleyişteki can alıcı, bam teli noktalara adeta sigorta gibi koruyucu, kollayıcı denetimler kurgular. Ne olsun istiyoruz ? Neyin olmasını istemiyoruz ? İş hayatının dinamik akışında net bir şekilde bunları tanımlamak için serüvenin kritik köşelerini radar gibi gözetlemeye ihtiyaç duyarız. Yazılım doğru sorular için anlık veriler üretir.