Ne kadar ihtiyaç, o kadar yazılım -mı-?

İşimizi sorunsuz yönetebileceğimiz bir iş yazılımını (CRM ve/veya ERP vb.) seçme süreçleri ne kadar zorlu olsa da asıl büyük zorluk ve yorucu yolculuk yazılıma karar verdikten sonra başlıyor. Birinci FAZ da yanıt bekleyen önemli sorularımız ve başarılı bir iş yazılımı için olması gerekenleri 15 yıllık müşteri ve yazılım deneyimiz ile aşağıdaki gibi özetlemeye çalıştık.

Doğru yazılım firmasını ve doğru partneri seçmek

Bu konu standart bir satınalma süreci değil. Yıllar boyunca süreçleri birlikte taşıyacağınız bir partnerlik programı. Özellikle aynı dilden konuşmak ve yazılım firmasının odağındaki güçlü kasları ile sizin beklentinizin odağındaki vurucu başlıkların örtüşmesi lazım.

Yazılım partneriniz üretici olup olmaması veya çözümün ilgili segmentteki kuşatıcılığı ve başarı hikayeleri bu konuda önemli kriterler. Yazılım çözüm partnerinizin saha/müşteri/sektör deneyimi de işinizi anlamak ve ilgili yazılıma aktarılması konusunda kritik önem taşıyor. Bunlarla birlikte yazılımın satış sonrasındaki destek süreci performansı ve yazılımın geliştirme maliyetlerinin makul seviyelerde tutulabilmesini dikkate almak gerekiyor.

Yazılım ile ulaşmak istediğimiz majör amacımız nedir?

Bir şirket/marka, kendi focus olduğu alan ile iş yazılımından beklenen katma değerin kesinlikle eşleşmesi gerekir. Tercih edilecek İş yazılımının satışları, üretimi, müşteri ilişkilerini, satış sonrası hizmet süreçlerini iyileştirmesi beklenmelidir. Ancak işin yazılım süreçlerine aktarılması aşamalarında “verimlilik” bazlı süreç iyileştirmeleri yazılım ve işin optimum seviyede eşleşebilmesini sağlayacaktır.

Tercih ettiğimiz yazılım kapsam ve fonksiyonlarından her talebimize karşılık bulabilir miyiz?

Kısa ne net olarak “bu dünyanın hiçbir yazılımı ile mümkün değil” cevabını kabul etmeniz gerekir. Bir iş yazılımının ihtiyaçlarınızla eşleşme oranı %70 in üzerinde ise o yazılım başarılı olmuş demektir. Yazılımın öncelikle süreç yönetimi demektir ve bu nedenle kullanılabilir bir formasyonda olması gerekir.

Yazılım UI ve UX yaklaşımı kullanıcı deneyimi açısından başarılı mı?

İş yazılımlarının 30-40 yıllık yol haritalarında son 10 yıla kadar çok önemsenmemiş ancak y ve z kuşağının kullanıcı tarafına geçmesi ile bugünlerde en önemli etkileşim olan kullanıcı deneyimi iş yazılımları tercihinde artık majör etken. Yazılım fonksiyon olarak ne kadar başarılı olursa olsun, ara yüzleri yeni nesil, kullanıcı odaklı , kolay ve keyifli kullanılamıyor seviyede ise artık o yazılımın başarılı olamayacağından bahsedebiliriz. Analitik unsurların harika bir kullanıcı deneyimi ile birleşmesi, mükemmel bir kullanıcı deneyimi ile sonuçlanacaktır.

Bugünün ve yarının standartlarını doğru şekilde karşılamak

Gerçekçi olmak gerekirse yazılım endüstrisinin bugün geldiği noktada, yüksek konforlu kullanım ergonomisi, akıllı bildirim mekanizmaları, veriyi doğru analiz edip sunan kokpit ekranları, mobil erişim olanakları, global ürün ve servislerle entegrasyon, büyük data karşısında güçlü performans sergilemek, üst düzey bilgi güvenliği gibi bir çok başlık bugünün olmazsa olmaz standartları. Özellikle ince düşünülmüş güçlü etkileşimler, yapay zeka yetenekleri gibi başlıklarda yazılım çözümleri derinleşmeye devam ediyor. Üretici ile kullanıcı arasında köprü rolü üstlenen destek hattı gibi kanalların etkin ve hızlı çözümler üretmesi ve yazılımın destek hizmetlerini karşılama kalitesi tam bir ölçümleme , sınama alanı.

Şirketimizin yeni ihtiyaçlarını, yazılıma ne zaman ve nasıl aktarmalıyız?

Her zaman yazılımı bir bütün olarak düşünerek hareket etmeliyiz. İşimizin gelişen/yenilenen bir parçasını yazılıma dahil etmeden önce sürecimizin verimlilik optimizasyonunu gözden geçirmeli ve yazılım akışını iş analistlerimiz ile zihnimizde canlandırabildiğimiz aşamada bütüne dahil etmeliyiz. Burada partnerinizin ve proje danışmanlarınızın yorumu çok önemli. Dünya üzerindeki bir çok iş yazılımı gereksiz birçok fonksiyonun yazılıma dahil edilmeye çalışması nedeni ile kullanılamaz hale geliyor.

En iyi performansı aldığımız yazılım aşamasını nasıl anlarız ?

Ortalama 18-24 aylık bir süreçte aktif olan ve kullanıcılarının herhangi bir majör sorunu iletmediği bir sürece gelmiş iş yazılımını artık olgunlaşmış olarak tanımlayabiliriz. Ancak iş yazılımlarında gelişim ve yenilenme süreci hiçbir zaman bitmez. Bu nedenle yazılımın yaşam döngüsü ile ilgili bir projeksiyonumuz olmalı ve bu çerçevede doğru zamanda doğru müdahaleler ile performansımızı iyileştirerek çalışmalar içinde olmalıyız.

Özet olarak iş yazılımı, çözüm partneriniz ve sizin aranızda oluşturularak bilgiye ve deneyime dayalı güçlü köprüler inşaa edilerek başarı hikayesi oluşturabileceğiniz uzun soluklu bir uyum platformudur. Bu uyum işlerinizdeki verimliliği arttıracak ve daha iyi nasıl yapabiliriz? Sorularına yanıt üretebilecek çalışma koşullarını ortaya çıkaracaktır.