E-Fatura nedir ve nasıl kullanılır?

İşletmeniz üzerinden bir mal yada hizmet için satış yaptığınızda, fatura düzenleme yükümlülüğü ortaya çıkıyor.

Her şirketin yapmakla yükümlü olduğu bu fatura düzenleme işlemi, alıcıya borçlu olduğu miktarı ve ödeme yapması gereken tarihi açıkça beyan eder. Fatura, hem alıcı hem de satıcı için resmi bir belge niteliği taşıyor. Bu nedenle fatura bilgilerinin sistematik bir platform üzerinde saklanması, sorgulanması, hesaplanması sağlıklı yönetilen her işletmenin sorumluluğu altında.

Önceleri, bir fatura düzenlemenin tek yolu kağıt fatura düzenlemekti. Zamanla gelişen teknoloji ve değişen gereklilikler, bunun başka bir yolunu daha ortaya koydu; E-Fatura!

E-Fatura kesmek zorunlu mu, yoksa bir tercih mi?

1 Ocak 2020 tarihi itibarıyla Gelir İdaresi Başkanlığı, bazı koşulları sağlayan şirketlerin e-faturaya geçişini zorunlu kıldı. 2018 veya 2019 yılları içerisinde cirosu 5 milyon lirayı geçen şirketlerin (397 sıra no’lu VUK tebliğine göre), 1 Temmuz 2020 tarihine kadar e-faturaya geçiş yapmaları zorunlu kılındı.

1 Temmuz 2020 tarihinden sonra e-faturaya geçiş yapan şirketlerin de, 1 Ocak 2021 tarihi itibarıyla e-defter uygulamasına geçiş yapma zorunluluğu kapsam dahiline alındı. Böylece sisteme yeni giriş yapanlar için e-fatura ve e-defter açısından dönüşüm bir bütün halinde ele alınıyor.

Hangi firmalar, E-Fatura kesmek zorunda?

• 2018 yılı hesap döneminde brüt satış miktarı, 10 milyon lira ve üzeri olan vergi mükellefleri,
• 2018 veya 2019 yılları hesap dönemlerinde, brüt satış miktarı 5 milyon lira ve üzeri olan vergi mükellefleri,
• 2020 veya takip eden yılların hesap dönemlerinde, brüt satış miktarı 5 milyon lira ve üzeri olan vergi mükellefleri,
• Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu üzerinden lisans alan vergi mükellefleri,
• Hizmet sağlayıcılar,
• Komisyonculuk veya tüccarlık yaparak sebze, meyve ticareti yapan vergi mükellefleri,
• İnternet ortamında gerçek ve tüzel kişilere yönelik araç, gayrimenkul satılmasına veya kiralanmasına yönelik ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri ve işletmecileri,
• İnternet ortamında reklam yayınlanmasına aracılık eden firmalar.

E-Fatura’ya geçiş yapmak için ne yapmam gerekir?

E-faturaya geçiş süreci, tahmin edildiği kadar zor ve karmaşık bir süreç değil. Yapılması gereken birkaç basit işlem ile e-fatura sistemine erişim sağlayabilirsiniz.

E-faturaya geçiş için sahip olmanız gereken ilk şey, mali mühürdür. Mali mührünüzün olmadığı durumda, e-faturaya geçiş yapmanız mümkün olmayacaktır.

Mali mühüre sahip olmak için, TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin websitesi üzerinden mali mühür için başvuru sağlamanız gerekmektedir.

Bu işlemin ardından Gelir İdaresi Başkanlığı’nda mevcut olan e-Fatura canlı ortam başvuru formunu doldurarak, e-faturaya geçiş başvurunuzu iletmeniz gerekmektedir.

İki aşamayı da başarılı bir şekilde geçtiğinizde, e-Fatura erişimine sahip olmanız için hesabınızın aktivasyon işlemlerini de sonuçlandırmanız gerekir. Aktivasyon işleminin tamamlanmasının ardından, e-Fatura sistemini kullanmaya başlayabilirsiniz.

E-Fatura kesme işlemi nasıl yapılır?

Kesmek istediğiniz faturaların adeti çok fazla olmadığı durumlarda, www.efatura.gov.tr websitesi üzerinde e-Fatura Portalı’na girip, hiçbir ücret ödemeden e-Fatura düzenlemesi yapmanız mümkündür.

Eğer kesmek istediğiniz faturaların adeti çok fazla ise, yazılım ve donanıma bir miktar yatırım yaparak, şirketinizin bilgi işlem altyapısı ile Gelir İdaresi Başkanlığı sistemini birbirine entegre etmelisiniz. Entegrasyon işlemi sonrasında çok adetli e-Fatura kesme işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

E-Fatura kesmenin bu iki yöntem haricinde farklı kullanım şekilleri de mevcuttur. Örneğin Ritma Flex yazılımı içerisinde bulunan muhasebe modülünü satın alarak, tüm bu süreçleri minimize eder ve kolaylıkla e-Fatura kesme işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

E-Faturaya geçişin faydaları neler?

E-Faturaya geçiş yapmanın en önemli avantajı, fatura kesme, paylaşma, dışarı aktarma, doğrulama gibi işlemleri otomatize ederek, harcanan enerjiyi minimize etmesidir.

Bunların yanısıra, dijital bir ortamda kolay bir arayüzle fatura kesmenize-düzenlemenize imkan sağlayan bu yöntem, fatura kesme işlemleri esnasında yapılabilecek olası hataların önüne geçer. Yapılan hataların düzeltilmesini ise yine daha az eforla yapmanızı sağlar.

E-Fatura servisi, faturalarınızı paylaşmanızda da sizlere birçok kolaylık sağlar. Düzenlediğiniz faturaları, e-posta servisleri aracılığıyla birkaç tıklamayla müşterilerinize gönderebilir, yine aynı şekilde sizin adınıza kesilen faturaları da dijital ortamdan kolaylıkla alabilirsiniz.

Böylelikle, fatura kayıtlarınız daha net ve açık olur. Muhasebe hesaplamalarınız daha rahat bir ortamda sağlanır.

Manuel yöntemlerle kesilen faturalara oranla, işlemlerinizi çok daha hızlı ve kolay yapmanıza imkan verir. Enerjinizi sönümleyen tüm ağır süreçlerden kurtulup, işinize daha sağlıklı bir şekilde odaklanmanızı sağlar.

E-Arşiv nedir?

E-Arşiv de yine farklı bir e-Fatura türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara uygun bir şekilde, e-Fatura kullanmayan müşterilerinize fatura kesmenizi sağlar.

Talep etmeleri durumunda e-Fatura sistemine dahil olan tüm işletmeler, e-Arşiv fatura da kullanabilir.

Faturalarınızı e-Arşiv sistemi üzerinden kesmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv sistemine giriş yapmanız ve portal üzerinden faturanızı oluşturmanız gerekmektedir.

Yine özel yazılımlar aracılığıyla da e-Arşiv faturası düzenleme imkanınız bulunmaktadır.

E-Fatura hakkında merak edilenler:

E-Fatura, kağıt fatura ile birlikte mi kesilir?

• Hayır, e-Fatura kullanmanız durumunda, kağıt fatura düzenleyemezsiniz. Bu yüzden birlikte bir fatura kesme durumu söz konusu olamaz.

Kesilen E-Faturaları yazdırmak mümkün mü?

• Evet, dijital ortamda imzaladığınız e-faturaları kolaylıkla yazdırabilirsiniz.

Düzenlenen E-Fatura iptal edilebilir mi?

• Düzenlenen e-Faturayı, yasal süre olan 7 gün içinde sadece faturayı düzenleyen taraf iptal edebilir.

Mali mühür ne kadar süre kullanılabilir?

• Mali mühür, oluşturulduğu tarih itibarıyla 3 yıl süre ile kullanılabilir.

E-Fatura kesilen şahıs yada firma da E-Fatura mükellefi mi olmalıdır?

• Hayır, e-Fatura kesmeniz için muhatap şahıs yada firmanın da e-Fatura mükellefi olması gerekmemektedir. Sizin e-Fatura olarak düzenlediğiniz belge, karşı tarafa e-Arşiv faturası olarak iletilecektir.

E-Arşiv faturası kesebilmek için e-Fatura sistemine sahip olmak gerekir mi?

• Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara göre, e-Arşiv faturası kesebilmek için e-Fatura sistemine de sahip olmanız gerekiyor.

E-Fatura sistemi ne zaman yürürlüğe girdi?

• E-Fatura sistemi, 5 Mart 2010 tarihinde yürürlüğe girdi.