ERP tekliflerini doğru kıyaslamak

ERP yazılımları arasında markalar ve çözümler arasında tercih yapmanın karmaşık bir evre olduğunu biliyoruz. Ürünler detaylarla dolu kapsamlı bir dünya sunuyor, bunlar arasında size en çok uyumlu olanı bulmaya çalışırken sadece bu günü değil yarını da hesaba katarak ilerlemeniz gerekiyor.

Satın alma konusunda karar vericiler açısından tercih sebeplerinin ağırlığı ve öncelikler birbirinden farklı. Bambaşka fiyatlandırma ve lisans politikası içinde sağlıklı bir kıyaslama yapabilmek için sunulanları adil koşullar altında değerlendirmek gerekli. O yüzden bu yazıda erp seçimlerinde teklifler arasında karşılaştırma yaparken unutulmaması gereken özellikle dikkat edilmesi gereken noktaları kaleme aldık. Keşke o gün bu açıdan bakabilseydik diyeceğiniz bir noktaya, bu günden dikkat çekebiliyorsak amacımıza ulaşmışız demektir.

Teklif aldığınız ürün hangi modülleri içeriyor? Çözüm ihtiyacınızla örtüşüyor mu?

ERP ürünleri lisans paketleri altında modüllerden, modüller ise çok sayıda fonksiyon ve özelliklerden oluşur. Seçenekler içinde modüllerin ve kilit özelliklerin, işletme ihtiyaçlarınızı ( güncel ve yakın gelecek ) karşılayıp karşılamadığını kontrol edin. Eksik çözüme razı olmamak, orta vadede bile gereksiz büyüklükteki çözümlere savrulmamak önemli.  Bazen fiyat odaklı maliyeti avantajlı görünen bir çözüm, alternatif üründe yer alan önemli bir modül veya faydaları içermiyor olabilir. Bazen de çözümlerin içinde işletmenizin akışı ile ilişkisi olmayan, departman ve süreç olarak size herhangi bir fayda sağlamayacak, kullanmayacağınız özellikler teklifte bulunabilir. Mümkünse gereksiz fazla özellikleri sadeleştirip, kapsamın dışına alarak maliyetleri düşürün.

Bununla beraber bütün bu fiyat odaklı kıyaslama yapma çabasını bir kenara alabilecekseniz,  ERP çözümlerinde sizin ihtiyaçlarınıza yatkın olan çözüme odaklanmak en iyi strateji olabilir. Güzel bir bisiklet arıyorsanız, TIR almayın. Hayalinizde tatlı bir bahçe katı varsa, rezidans girişinde asansör beklemek sizi mutlu etmez.  Teklifleri kıyaslarken belkide en önemli faktör sizin ihtiyaçlarınızla örtüşen çözümü bulmaktır.

Projelendirme, uyarlama çalışmaları nasıl yorumlanmış?

ERP yazılımını işletmede devreye alma sürecinde, firmanızın kendine özgü iş akışları,  firmanıza özel raporlamalar , data aktarımları, entegrasyon, akıllı uyarı mekanizmaları, modüller üzerindeki konfigürasyon ve danışmanlık gerektiren süreçler için nasıl bir hizmet alacağınızın netleştirilmesi gerekir. İş-ihtiyaç analizi sonrası hangi seviyede bir geçiş sürecinin kurgulandığına dikkat edin.

Uyarlama için 60 adam / gün bir kaynak ayıran bir seçeneğin yanında diğer firma 120 adam / gün  süre öngörmüş ise ürünlerin size yakınlığı, esneklik kapasitesi veya yorumlamalar arasında ciddi fark var demektir. Bunun yanında adam / gün eforlar için maliyetleri de karşılaştırın. Projelendirme takvimi ve ek kaynak fiyatları arasındaki farklar lisans fiyatları üzerindeki karşılaştırmayı da geçersiz hale getirebilir. Projelendirme maliyetleri dikkate alındığında avantajlı görünen bir seçenek tam tersi yanıltıcı olabilir.

İlk sefer değil, toplam yaşatma maliyetine odaklanın.

Yazılım çalışmaları yaşayan organizmalar gibidir. Çözümün devreye alındığı ilk günden itibaren koruyucu bakım, teknik destek, eğitim, versiyon güncelleme, ilave kullanıcı lisansı ve başkaca başlıklar altında sistemin yaşatılma maliyetlerini dikkate alın. Sistemin park edeceği veri merkezi, alt yapı, sunucu ve lisans maliyetleri sürpriz olmasın.

Seçeneklerden bazıları bir ERP çözümünü sadece lisans etrafında fiyatlandırmış olabilir. Bu durumda ürün danışmanlığı, proje uyarlaması ve teknoloji partnerliği öngörülmemiş demektir. Bu seçenekleri doğru hizmet seviyesine çekerek fiyatlandırmayı bu şartlarda sunmasını isteyin. Sistemin ilk satınalma evresindeki maliyeti ile birlikte seçenekler için üç yıl boyunca yaşatılması halindeki toplam maliyetini hesaplamaya çalışın. Bazen başlangıç maliyeti düşük bir seçenek uzun vadede, taşınması daha zor bir gider kalemine dönüşebilir. Sadece ilk yatırım maliyeti değil, referans bir vadede toplam maliyeti üzerinden karşılaştırma yapın.

Versiyon Yükseltme ve Güncellemeler

Yazılım ürünleri kendini sektörel ihtiyaçlara ve güncel teknoloji alt yapılarına uyarlarken güncellemeler üzerinden yaşamaya devam eder. ERP ürünleri güncellenirken, güncel versiyona geçiş yapmanız ( sistem upgrade ), yazılım üreticisinin geldiği seviye ile bağınızı koruyor olmanız gerekir.  Üretici firmanın geldiği versiyon ile sizin kullanmaya devam ettiğiniz versiyon arasında mesafe açıldığında, geriye dönük hizmet verilemez hale gelebilirsiniz. Bu nedenle üretici ile yazılımı kullandığınız yıllar boyunca ticari bağınızı sürdürmeniz gerekeceğini bilmelisiniz.
Bazı firmalar güncelleme paketlerini genel olarak lisans bedelinin %15-%20 aralığında bütçeler üzerinden sürdürürken, SAAS yaklaşımı ile aylık ödemeler dahilinde destek güncelleme paketini fiyatlandıranlarda bulunuyor. ERP tekliflerinde yazılım sistemini güncelleme ile ilgili politikaya dikkat edip, yaşatma maliyetleri içinde değerlendirmeye alın.

Kullanıcı Eğitimi ve Danışmanlık

ERP sistemine sağlıklı ve akışkan bir başlangıç yapmak önemli. Kullanıcılar ve sistem yöneticileri için proje kapsamının derinliğine göre  yeterli sürede eğitim planlanmasına dikkat edin. Teklifler arasında proje için öngörülen eğitim süresi ve fiyatlandırmaya bakın.

Projenin başlangıcından sonraki evrede, iş akışlarınız ve gerçek veriler eşliğinde sorularınız biriktiğinde, personel değişikliği ve yeni katılımcılar eşliğinde “kullanıcı eğitimi” ihtiyacının tekrar ortaya çıkacağını göz önünde bulundurun. ERP firmasının müşteri adresinde sunduğu ücretli eğitimler kadar, kendi eğitim salonları ve dönemsel etkinlikler kapsamında ücretsiz sunduğu fiziksel ve online eğitim olanaklarını gözden geçirin. 

Referans Müşteriler ve Başarı Hikayeleri

Başarılı ERP yolculuğu firmaları sistemli büyümelerini sağlar ve şirketin işleyişinde temel araçları haline gelir. Teklif aldığınız firmaların sizlere referans müşteriler sunması, belkide 10 yıl ve üzeri sürelerde birlikte çalıştığı başarı hikayelerini ve sizinle benzer iş kollarındaki deneyimlerini ortaya koymaları beklenir.

Uzun yıllar boyunca aynı dil ve ortak sinerji ile hareket edeceğiniz firmayı seçerken, yazılım ürününün yetenekleri, toplam bütçe kadar, aynı dilden konuşabileceğiniz deneyimli bir takıma sahip olup olmamasına önem gösterin. Teklifleri karşılaştırırken, referans verilen müşteri yolculuklarına özellikle dikkat edin. Tekliflere sadece rakamları karşılaştırmak açısından değil, ‘hangi ERP üreticisinin daha çok mutlu müşterisi vardır, hangi ERP üreticisinin başarılı proje yüzdesi yüksektir‘ gözüyle bakın.

Bilgi Güvenliği, Lisanslar ve Altyapı Performansı

Fiyat tekliflerini karşılaştırırken sisteminizin nereye park edeceği tasarlanarak hazırlandığına dikkat edin. Bu gün her ölçekte IT alt yapısı, kısıtlı sistem odalarından, bütünleşik veri merkezlerine taşınıyor. ERP sisteminizi global standartlarda performans ve güvenlik alt yapısı oluşturulmuş dünyanın her yerinden 7/24 erişilebilecek bir platform üzerinde saklayın. Teklifleri değerlendirirken, sunucular , işletim sistemi, veritabanı lisansları, güvenlik önlemleri ( SSL , otomatik yedekleme, firewall , ddos atak koruma vb )  ve internet alt yapısı ile IT altyapısı iyi düşünülmüş bir ortamda saklanmasına göre fiyatlandırma alın. Bugün donanım ve alt yapıları için sistem odası kurmak ve ayakta tutmak ile ilgili yatırımlar kendisini veri merkezleri üzerinden kullanılan  ( park edilen veya kiralanan ) modellere geçiş yapılıyor. ERP tekliflerinde sizin için hangi sistem alt yapısı öngörüldüğü ve seçeceğiniz ERP yazılımına göre hangi alt yapı ihtiyaçlarının oluşacağına dikkat edin.