Tekliflerinizi nasıl takip ediyorsunuz?

Müşteri adaylarımıza her gün, her hafta bol bol teklif hazırlıyoruz. Bir telefon geliyor ve “Sizin şu ürünlerinizle ilgileniyoruz, hızlıca bir teklif alabilir miyiz” diye telefonlarımız çalıyor, mailler alıyoruz. Kimi zaman potansiyel müşteri önce bizimle tanışmak istiyor ve ardından sunacağımız ürün veya hizmeti belki bir projeyi netleştirmek için saatler süren toplantılar yapıyoruz ve toplantı sonunda şunu soruyorlar. Bize en erken ne zaman dönebilirsiniz, teklifinizi ne zaman alabiliriz? Pazarlama sürecinin böylesi bir aşamadan geçmesi üzerine düşünülmesi gereken bir nokta. Düşünsenize markanızla, kalite algınız ve yürüttüğünüz görüşmeler boyunca besleyip büyüttüğünüz iletişimle ifade etmeye çalıştığınız ürün ve hizmetler, hazırlanacak bir teklif ile bir çerçeve içine alınıyor. Bu yüzden teklif hazırlamayı basit bir evrak sunumu olarak değil, pazarlama iletişiminin kritik bir durağı olarak görmek lazım.

İşini seven, işini doğru yapmak isteyen, işini daha iyi bir yerden tutmak isteyen her işletme için, madem logonun, kurumsal kimlik görsellerinin, doğru pazarlama faaliyetlerinin, satışçının doğru iletişiminin, ayrı ayrı önemi var o halde, satış fırsatının en ciddi noktaya vardığı teklif süreci kendi haline bırakılmamalı.

Hızlı olan kazanıyor, en hızlı teklifi siz verin

Bir genelleme yapıp şunu dersek abartmış olmayız: “Kimse rakipsiz değil.”

Sizden bir teklif almak isteyen firma, büyük ihtimalle rakiplerinizden de teklif almış veya alacak demektir ki zaten normal olan da budur. İşine odaklanan, yaptığı işe göre doğru organize olan tüm firmalar bu günün modern dünyasında hızlı olmak zorunda. Bir parça empati yapalım. İki firma ile görüştünüz ve her birinden ayrı ayrı teklif istediniz. Birisi kısa sürede size teklifiniz hazırlayıp şıp diye sunmuş olsun. Diğer firma aradan zaman geçti ve hala bir geri dönüş yok. Arıyorsunuz ve hala “Teklifiniz gelmedi” dediğinizde size çeşitli mazeretler sunuyor. Daha iş başlamadan sarsılan “güven duygusu” nedeniyle hızlı olan 1-0 önde demektir. Bu noktada bir çok tercih sebebini gözden kaçırmadan, çok açık ve net söyleyebiliriz: “Zamanlama yeteneği” Bugün itibariyle kolay fark edilen bir kalite göstergesidir.

Teklifiniz yakışıklı görünüyor mu?

İnsan zihni kalite hissini, ifade edemese bile algılar. Unutmayalım ki sizi temsil eden tüm iletişim unsurları, her zaman için gelişigüzel formlara göre daha çok saygı görecektir. Bu yüzden fiyat teklifi sadece rakamlardan ve ticari koşullardan ibaret değildir. Teklif çıktınızın içerik, sunum ve görsel kalitesi gerekli gereksiz dağıtılan bir broşürden çok daha önemlidir ve hedef kitlenin tam kalbine işlemeye aday bir dokunuştur. Burada abartılı bir keyifsiz bir kalabalıktan ziyade, teklif tasarımı kendi kurumsal kimliğinizle örtüşmeli, ürün ve hizmet kapsamını net ve duru bir şekilde aktarmalıdır. Kısaca masanın üzerindeki diğer tekliflerle yan yana geldiğinde, sizin teklifiniz doğru mesajlarla, alternatif teklifler arasından öne çıkabilmelidir.

Teklif hazırlama sürecinde ve sonrasındaki bazı diyaloglar

Satış iletişiminde size de tanıdık gelecek bazı diyaloglar paylaşmak istiyorum. İşte bir şirketin şu zamanda nasıl iş yaptığını, nasıl bir imaj sergilediğini, nasıl satış kaçırdığını gösteren iletişim bozukluklarına örnekler.

• – Üç gün önce teklif gönderecektiniz hala elimize ulaşmadı. / Satış personeli bir iki saate kadar size döneriz demiş.

• – Ahmet Bey siz dönüş yapmayınca başka bir firmadan satın almaya karar verdik. / Teklif sunulmuş ama ne arayan olmuş ne soran. Firmada kendisi ile ilgilenen rakibi seçmiş. Ne olacaktı ki başka.
• – Sizin firmadan iki teklif aldık ikisinde de farklı fiyat var. Bu ne anlama geliyor? / Mail atmışlar teklif istemişler. Firmadan biri teklif vermiş ötekinin haberi yok. Diğer personel de ayrıca bir teklif daha göndermiş. Muhtemelen ötekinin de ondan haberi yok.
• – Bu teklifte benim istemediğim ürünler de var, anlamadık. Bir de teslimat koşullarını belirtmemişsiniz. /Adam başka tekliften kopyalarken (copy paste) yanlışlıkla içinde unutmuş.
• – Beyefendi, ben ABC firmasından Zehra. 10 – 15 gün önce Serdar Bey’den bir fiyat teklifi almıştık. Onunla ilgili görüşmek istiyoruz. / Serdar Bey toplantıda, Serdar Bey ofis dışında, yıllık izinde, Serdar Bey işten ayrılmış. Sanki şirket Serdar Bey olunca çalışıyor.
• – Teklifle ilgili bizin 10 gün sonra arar mısınız? Yöneticilerimiz şehir dışında. /Bu firma ne önce ne sonra,  tam olarak 10 gün sonra aranacak mı dersiniz?

Hadi bakalım. Yıl 2000 kaç olmuş. Sonra bu temas içerde bir bulmacaya dönüyor.  Kim, ne zaman, hangi fiyatla ne yapmış ne etmiş, daha sonra ne görüşülmüş, ne iskonto yapılmış. Daha kötüleri de var. İşten ayrılen personel ile tüm portföyün dışarı çıkmasını mı dersiniz, teklif hazırlarken nereye kadar iskonto yapacağını bilemeyen satışçılar mı dersiniz, ürün fiyatlarını tek tek saatlerce tespit etmeye çalışan mı? Bu örneklerin sayısını artırabiliriz. Bu günkü rekabet ve yeni ekonomi düzeninde güçlü bir sistem üzerinden iş takip etmeyen, hem müşteri nezdinde itibar kaybediyor hem de ölçülemeyecek iş fırsatlarını kaçırıyor.

Şu anda beklemede olan teklifleri görmek istiyorum.

Özellikle yoğun teklif veren bir firmada her ay beklemede, kabul edilen, reddedilen teklifler birikiyor. Bir firma şirket genelinde bu iletişim parçalarını sıkı takip etmiyorsa ben kazanmak istemiyorum anlamına gelir. Reddedilen tekliflerinin gerekçelerini ( Fiyat Yüksekliği, Alım İptali, Rakip Firmanın tercih edilmesi, Ürün yetersizliği vb) ölçmüyorsa, neyi ölçüyordur? Bir satış personeli kazanamadığı müşteri adaylarını zaman zaman yeniden kazanmaya çalışmıyorsa, ne yapmaya çalışıyordur?  Unutmayalım ki işletmeler tüm pazarlama serüveni boyunca doğru müşteri adaylarına ulaşma çabası sergiler. Teklif sunma aşaması, satış öncesinde varılacak çok güzel bir noktadır ve işletmedeki toplam çabanın bir sonucudur.

Teklif hazırlama sürecinde kritik

Karlılığı koruyun.

İşin bam teli karlılıktır. Bir teklif kasten olmadıkça işletmeyi zarara vardıracak rakamlara dönüşmemeli. Teklif hangi seviyede hazırlanırsa hazırlansın, sistem – düzenek, karsız satışlardan çalışanı korumalıdır. Sistemsiz çalışmak geride kalsın. Ekibinize , çalışanlarınıza emniyet kemeri gibi kendilerini hatalı satışlardan koruyacak bir altyapı sağlayın.

Hatalı işlemlerden kaçının. İşinize hakim olduğunuzu gösterin

Farklı döviz türleri – farklı fiyat seviyeleri ile çalışma, malzeme işçilik rakamlarının ayrı ayrı belirtilmesi, satır bazında indirim yapılması veya genel indirim uygulanması, teklif sürecinde olası maliyet ve masrafların doğru öngörülmesi, teklifin ticari koşullarında geçen metinler ( ödeme koşulları, teslimat süreleri vb ) gibi durumlar yüksek dikkat gerektiriyor. Özellikle yoğun teklif hazırlayan firmalarda kurum içinde onay mekanizması uygulanabilir.

Opsiyonel ürün ve hizmetleri belirtin.

Teklif sunduğunuzda marka, fiyat, kalite gibi alternatif seçenekleriniz varsa müşterinize sunun. Bu satış ihtimalini artıran bir yaklaşım olduğu kadar, kimi zaman sorumluluğu paylaştıran kimi zaman yol gösteren bir tutum olarak müşteri tarafında pozitif etki uyandıracaktır.

Resim ve açıklama metinleri kullanın.

Özellikle herkes tarafından tanınmayan ürünlerde mümkünse ürün resimlerini ve kullanıcı dostu açıklamalar kullanın. Siz ürününüzü yakından tanıyor olabilirsiniz fakat müşteri adayları, teklife konu olan ürün ve hizmetleri ilk defa kullanacak olabilir. Ürün ve hizmetler için açıklama kullanmak satış sonrası sorumluluklarınız ve yanlış anlamaların önüne geçilmesi için yardımcı olacaktır.

Gerçekçi ve samimi olun, neden sizi seçmeleri gerektiği mesajını vurgulayın.

Teklif kapağı, teklif son sayfası gibi istediğiniz bir alanda imajınızı yansıtacak görselleri, ödüllerinizi, sertifikalarınızı, referanslarınızı kullanmaktan geri durmayın. Teklif sunmak aslında müşterinize gönderdiğiniz bir mektuptur. Bu yüzden kuru cümleler değil, özgün seslenişiniz ve marka mesajınız teklif üzerinde fark edilebilmelidir. Sadece fiyat değil, müşterilerinize sunduğunuz uzmanlık, kalite ve müşteri nezdinde oluşturacağınız değerler teklifinizde de yazılı- görsel hale getirilmelidir.